本文將重點說明含有預付款的訂位單處理方式，並針對與一般訂位單的操作差異進行說明。若需進一步了解訂位單的管理細節，請參考：現場 POS 統一管理訂位
啟用訂位預付款功能後，線上訂位會依照所設定的預付款模式及規則，自動計算應付款項，消費者須完成付款才能成功訂位。與一般訂位不同之處在於訂位單會額外多了預付款及預先點餐的餐點內容。
避免搶訂的桌位保留機制
與一般訂位不同，預付款訂位消費者須完成「付款」才能成功訂位，因此訂位單會額外新增「尚未付款」與「訂位失敗」2 種全新的狀態。
| 狀態 | 狀態說明 |
|---|---|
| 尚未付款 | 消費者進入付款流程，此時預訂的桌位會暫時保留。 |
| 訂位失敗 | 消費者未完成付款流程（超時或取消），此時預訂的桌位會自動釋放。 |
為了避免消費者付款期間桌位被其他人搶先預訂，當消費者進入付款流程後（尚未付款），暫時鎖定桌位。
辨識包含預付款或預先點餐的訂位單
利用訂位單上的標籤或圖示，快速辨識是否包含預付款或預先點餐內容。
此外，也可透過篩選功能，選取「預付款」與「預先點餐」篩選條件，輕鬆查找對應的訂位。
POS
時間軸模式
列表模式
後台
修改訂位
訂位內含預付款或預先點餐，僅能透過 iCHEF POS 或後台調整訂位日期與人數，當有調整訂位單內容時，系統會額外確認「免費取消期限」的設定，店家可視情況決定是否一併調整。
POS 修改訂位時，無法變更訂位單中的預付款與預先點餐的餐點內容。
帶位開單
與一般訂位相同，訂位時間前 2 小時即可進行「帶位開單」。不同的是，若訂位包含預付款或預先點餐，預付款金額與預先點餐的餐點內容會自動帶入內用訂單中，無需額外輸入。
包含預先點餐的訂位單，完成帶位開單後，系統不會自動「出單」。請於帶位後與顧客再次確認餐點內容，再手動點擊「出單」，通知廚房開始製作。
店內如本身有提供內用掃碼點餐服務，消費者可直接於同筆內用訂單繼續加點與線上結帳。
當消費者想要回查訂位時所預訂的餐點內容時，可直接在「帳單」查詢預訂的餐點內容。
為確保預付款可完整折抵消費及正確開立發票／收據，當訂單含有預付款或預訂餐點時，將有以下限制：
- 訂單結帳前，不可強制出店（刪除訂單）
- 無法合併兩張皆含預付款的訂位單
- 不可拆拆單結帳
由於訂位預付款無法拆單折抵或餘額退款，需留意於同一張內用訂單加點，使預付款可全額折抵消費。
結帳折抵
無論消費者選擇內用掃碼線上結帳，或到櫃檯結帳，系統都會自動將預付款全額折抵於該筆訂單
- 消費金額 > 預付款：可選擇其他支付工具補足差額，完成結帳。
- 消費金額 = 預付款：無須額外支付，直接完成結帳。
- 消費金額 < 預付款：預付款需全額折抵，請消費者加點或補足消費金額，才能結帳。
POS／櫃檯結帳
消費者線上結帳
結帳完成後，交易明細會顯示消費者當時選擇的預付款支付模組，方便確認。
當預付款全額折抵後，將自動歸帳於消費者訂位時所使用的支付模組。
未出席的預付款處理方式
消費者支付預付款前，皆以確認並同意「訂位須知」及「退款政策」。
但為了避免款項爭議，因此，當訂單調整為「未出席」後，將由店家決定最終預付款的處理方式。
- 預付款：退款 → 系統自動觸發退款。
- 預付款：沒收 → 系統以「訂位預付款」的商品結帳，並開立對應的發票或收據。
發票開立日期為執行「沒收」的當天！同時系統會即時將發票資訊上傳至財政部電子發票平台。
為避免發票正本在消費者到店領取前遺失，執行「沒收」後，發票將暫不列印，請消費者到店索取發票時，再由現場人員印出發票正本。
預付款被沒收的情境，除了消費者未到店之外，常見還包括超過免費取消期限才取消訂位。
更多有關退款及沒收的詳細說明，請參考：預付款退還與沒收的處理