每期新稅期開始前，電子發票平台會寄送「取號通知信件」，約在每個雙數月 20～25 號後，即可至 iCHEF 後台新增下期字軌，以確保次月仍可透過 iCHEF POS 正常開立電子發票。
選擇「上傳字軌檔案」的方式新增字軌，請先至 電子發票整合服務平台 下載下期字軌，再將字軌 CSV 檔上傳至 iCHEF 後台。完整步驟如下：
電子發票平台僅支援電腦下載，使用其他電子裝置可能導致下載失敗，為確保字軌檔案格式正確（CSV 檔），建議使用 Windows 電腦操作。
步驟 1：於電子發票平台下載字軌
➤ 操作位置：電子發票整合服務平台 > 電子發票字軌號碼取號 > 電子發票字軌號碼取號
- 切換至「查詢」分頁，並選擇發票期別與類別
- 發票期別：選擇欲下載的年份與期別（年配店家請直接選取整年份）
- 發票類別：選擇全部
- 勾選列表中的所有檔案、或選擇特定期別後，點擊「下載」
- 若無法點擊下載，請等待「是否已配號」欄位狀態轉為「是」之後再下載
- 將檔案儲存在電腦中好找到的位置（檔案名稱預設為：invonoapply.csv）
- 若瀏覽器詢問「下載後是否要開啟檔案」請選擇「否」，避免因檔案開啟後造成檔案格式錯誤
若使用 MAC，下載後請編輯檔案名稱為 invonoapply.csv，以利後續匯入至 iCHEF 後台。
步驟 2：上傳字軌至 iCHEF 後台
➤ 後台位置：結帳設定 > 電子發票設定 > 新增字軌與管理
- 點擊右上的「新增字軌」，選擇「上傳字軌檔案」
- 點擊「選擇 CSV 檔案」選擇下載的字軌 CSV 檔（預設檔案名稱：invonoapply.csv）
- 確認字軌範圍再儲存
- 勾選期別後，點擊字軌號碼即可編輯字軌起訖號
若同一統編有在不同平台開立電子發票，為避免重複開立，請調整匯入字軌範圍。
完成匯入後就會在新增字軌與管理列表中看到匯入的字軌資訊，新增後未使用的字軌，仍可點擊編輯圖示，移除字軌（本）數量。
若字軌區間所在區塊為目前期別字軌、未來期別字軌，且尚有「未使用本數」時，店家可以自行刪除未使用的字軌本數。
- 點選「筆」進入要移除本數的字軌區間細節
- 輸入「移除字軌本數」，即可將字軌移除
– 僅能移除「未使用」的字軌「本」數，移除時系統會從最後一本往前刪除。
– 因 iCHEF POS 至後台領取字軌的機制，當 iCHEF POS 電子發票字軌存量小於 250 張時，即會至後台領取未使用的發票字軌，已領取至 iCHEF POS 的本數，狀態會標記為「已匯入 iCHEF POS」。
POS 套用設定
設定完成後，請將店內 iCHEF POS APP 「套用新設定檔後登入」，使 iCHEF POS App 取得發票開立資料，就可以從 工具箱 > 系統狀態 > 台灣電子發票 確認匯入情況。
iCHEF POS 與後台一次最多取得 8 組（本）字軌（共計 400 張發票），當發票字軌低於 250 張，iCHEF POS App 會自動再到 iCHEF 後台取得字軌。