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新增字軌至 iCHEF 後台|電子發票

電子發票平台完成配號時,會寄送「取號通知信件」給店家。「期配」店家,約在每個雙數月 20 號後,即可至 iCHEF 後台新增下期字軌;「年配」店家,則是在每年約 12 月前後,可至 iCHEF 後台新增明年度字軌,以確保後續仍可透過 iCHEF POS 正常開立電子發票。

操作時間

電子發票配號方式分為「期配」與「年配」,電子發票整合服務平台會依照店家選擇的方式與取號規則配號,並於完成配號時寄送取號通知信件給你。若沒有收到通知信件,代表尚未建立取號規則。(請查看:電子發票字軌取號設定

依據店家選擇的方式,操作的時間將不同:

期配

選擇「期配」的店家,電子發票整合服務平台會在每個雙數月 18 號時完成配號,因此約在每個雙數月:2、4、6、8、10、12 月份的 20 號後,即可領取下一期字軌新增至 iCHEF 後台。

年配

選擇「年配」店家,電子發票整合服務平台會在每年約 12 月前後完成配號(請以 平台公告 為準),即可領取隔年整年度字軌新增至 iCHEF 後台。

新增字軌的 2 種方式

➤ 後台位置結帳設定 > 電子發票設定 > 新增字軌與管理

iCHEF 後台提供 2 種方式新增字軌,店家可以選擇直接由系統匯入,或自行將字軌檔案上傳。

新增方式使用條件操作流程
➊ 系統直接匯入須先完成 iCHEF 加值中心授權可直接在 iCHEF 後台一鍵完成
➋ 上傳字軌檔案請先至電子發票平台下載字軌,再上傳到 iCHEF 後台

若字軌由總公司統一申請,新增字軌時須選擇「上傳字軌檔案」。

➊ 系統直接匯入

選擇此方式須先完成 iCHEF 加值中心授權,後續每期即可直接在 iCHEF 後台匯入電子發票平台取號結果,不用再於電子發票平台和 iCHEF 後台之間來回操作。

➋ 上傳字軌檔案

每期須先至 電子發票整合服務平台 下載下期字軌,再將字軌 CSV 檔上傳至 iCHEF 後台。

若同一統編有在不同平台開立電子發票,為避免重複開立,請調整匯入字軌範圍

完成匯入後就會在新增字軌與管理列表中看到匯入的字軌資訊,新增後未使用的字軌,仍可點擊編輯圖示,移除字軌(本)數量。

移除已匯入的字軌

若字軌區間所在區塊為目前期別字軌、未來期別字軌,且尚有「未使用本數」時,店家可以自行刪除未使用的字軌本數。

  1. 點選「筆」進入要移除本數的字軌區間細節
  2. 輸入「移除字軌本數」,即可將字軌移除

– 僅能移除「未使用」的字軌「本」數,移除時系統會從最後一本往前刪除。
– 因 iCHEF POS 至後台領取字軌的機制,當 iCHEF POS 電子發票字軌存量小於 250 張時,即會至後台領取未使用的發票字軌,已領取至 iCHEF POS 的本數,狀態會標記為「已匯入 iCHEF POS」。

POS 套用設定

設定完成後,請將店內 iCHEF POS APP 「套用新設定檔後登入」,使 iCHEF POS App 取得發票開立資料,就可以從 工具箱 > 系統狀態 > 台灣電子發票 確認匯入情況。

iCHEF POS 與後台一次最多取得 8 組(本)字軌(共計 400 張發票),當發票字軌低於 250 張,iCHEF POS App 會自動再到 iCHEF 後台取得字軌。

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