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[發票與交易明細] 電子發票字軌下載並匯入 iCHEF

財政部電子發票平台會在每雙數月的 18 號前,依照前次的取號規則自動取號,店家需再次到財政部電子發票平台下載下期字軌並且匯入到 iCHEF。若沒有收到電子發票平台所發送的取號通知信件,可能代表尚未建立取號規則。(前往查看:首次電子發票取號設定

以下說明將會下載電子發票字軌 CSV 檔案,建議使用 Windows 電腦完成,避免因副檔名而無法正常下載檔案

步驟 1:登入電子發票整合服務平台

  1. 請至 電子發票整合服務平台
  2. 點選右上角「登入」,身份調整為「營業人」,使用電子發票整合服務平台的帳號密碼登入

若忘記電子發票整合服務平台登入密碼,可透過「忘記密碼」查詢或致電 0800-521-988 由電子發票整合服務平台服務人員提供協助。

步驟 2:下載電子發票字軌

  1. 請至 電子發票整合服務平台 並且登入
  2. 點選左側選單 電子發票專用字軌號碼取號 > 電子發票專用字軌號碼取號(營業人)
  3. 查詢的欄位中設定
    • 發票期別:欲下載的年份與期別 (若為年配店家,請將查詢發票期別設定為整年份)
    • 發票類別:設定為全部
  4. 點選查詢後,即可看到列表中可下載的電子發票字軌檔案,勾選列表中的所有檔案,並且點選「下載」
    • 若列表中的選項無勾選區塊,請檢查是否已配號的欄位狀態是否為「是」
  5. 將下載的檔案 (檔案名稱預設為:invonoapply.csv) 儲存在電腦中好找到的位置
    • 若瀏覽器有詢問「下載後是否要開啟檔案」請選擇「否」,避免因檔案開啟後造成檔案格式錯誤

由於 iPad 不支援平台下載的方式,請改用電腦來完成,若你是使用 MAC,下載後請調整檔案名稱為 invonoapply.csv ,以利後續匯入至 iCHEF 後台。

匯入電子發票字軌

步驟 1:選擇檔案

  1. 請至 結帳設定 > 電子發票設定
  2. 點選「新增字軌與管理」中的「新增字軌」
  3. 點選 「選擇 CSV 檔案」,並且選擇下載的字軌檔案 (預設檔案名稱:invonoapply.csv)

步驟 2:調整匯入字軌範圍 (切割字軌)

若是從其他 POS 廠商改使用 iCHEF POS 或 已經有在其他地方開立電子發票的店家,請務必與會計師事務所確認,匯入的字軌是否與其他通路有字軌重疊,若有此情況,請留意調整匯入的字軌範圍,避免電子發票發生重覆的情況。

調整的方式為先將字軌匯入後,系統自動讀取檔案內的字軌號碼,「點擊要調整的字軌號碼」即可進行匯入的區段調整。

電子發票號碼以每單位 50 張計算,因此起號的末兩碼必需為 00 或 50,訖號後 2 碼需為 49 或者 99,若確認完畢後「勾選」要匯入的區段後,點選「儲存」即完成上傳,同時 iCHEF 會判斷匯入的字軌在雲端是否已經有相同的電子發票字軌號碼,若已經有相同號碼時,將會出現 「已匯入」的訊息。

步驟 3:檢查匯入字軌資訊

匯入完成後會回到字軌列表,此列表可看到匯入的字軌資訊。

已匯入的字軌如何刪除

若字軌區間所在區塊為目前期別字軌、未來期別字軌,且尚有「未使用本數」時,店家可以自行刪除未使用的字軌本數。

  1. 點選「筆」進入要移除本數的字軌區間細節
  2. 輸入「移除字軌本數」,即可將字軌移除

※ 僅能移除「未使用」的字軌「本」數,移除時系統會從最後一本往前刪除。
※ 因 iCHEF POS 至後台領取字軌的機制,當 iCHEF POS 電子發票字軌存量小於 250 張時,即會至後台領取未使用的發票字軌,已領取至 iCHEF POS 的本數,狀態會標記為「已匯入 iCHEF POS」

套用新設定檔

請將「iCHEF POS 套用新設定檔後登入」,使 iCHEF POS 取得發票開立資料,接著可以從 工具箱 > 系統狀態 > 台灣電子發票 確認匯入情況 (iCHEF POS 與後台一次最多取得 8 組 (本) 字軌 (共計 400 張發票),當發票字軌低於 250 張,iCHEF POS 會自動再到 iCHEF 後台取得字軌。

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