電子發票平台完成配號時，會寄送「取號通知信件」給店家。「期配」店家，約在每個雙數月 20 號後，即可至 iCHEF 後台新增下期字軌；「年配」店家，則是在每年約 12 月前後，可至 iCHEF 後台新增明年度字軌，以確保後續仍可透過 iCHEF POS 正常開立電子發票。
操作時間
電子發票配號方式分為「期配」與「年配」，電子發票整合服務平台會依照店家選擇的方式與取號規則配號，並於完成配號時寄送取號通知信件給你。若沒有收到通知信件，代表尚未建立取號規則。（請查看：電子發票字軌取號設定）
依據店家選擇的方式，操作的時間將不同：
期配
選擇「期配」的店家，電子發票整合服務平台會在每個雙數月 18 號時完成配號，因此約在每個雙數月：2、4、6、8、10、12 月份的 20 號後，即可領取下一期字軌新增至 iCHEF 後台。
年配
選擇「年配」店家，電子發票整合服務平台會在每年約 12 月前後完成配號（請以 平台公告 為準），即可領取隔年整年度字軌新增至 iCHEF 後台。
新增字軌的 2 種方式
➤ 後台位置：結帳設定 > 電子發票設定 > 新增字軌與管理
iCHEF 後台提供 2 種方式新增字軌，店家可以選擇直接由系統匯入，或自行將字軌檔案上傳。
| 新增方式 | 使用條件 | 操作流程 |
|---|---|---|
| ➊ 系統直接匯入 | 須先完成 iCHEF 加值中心授權 | 可直接在 iCHEF 後台一鍵完成 |
| ➋ 上傳字軌檔案 | 無 | 請先至電子發票平台下載字軌，再上傳到 iCHEF 後台 |
若字軌由總公司統一申請，新增字軌時須選擇「上傳字軌檔案」。
➊ 系統直接匯入
選擇此方式須先完成 iCHEF 加值中心授權，後續每期即可直接在 iCHEF 後台匯入電子發票平台取號結果，不用再於電子發票平台和 iCHEF 後台之間來回操作。
➋ 上傳字軌檔案
每期須先至 電子發票整合服務平台 下載下期字軌，再將字軌 CSV 檔上傳至 iCHEF 後台。
若同一統編有在不同平台開立電子發票，為避免重複開立，請調整匯入字軌範圍。
完成匯入後就會在新增字軌與管理列表中看到匯入的字軌資訊，新增後未使用的字軌，仍可點擊編輯圖示，移除字軌（本）數量。
若字軌區間所在區塊為目前期別字軌、未來期別字軌，且尚有「未使用本數」時，店家可以自行刪除未使用的字軌本數。
- 點選「筆」進入要移除本數的字軌區間細節
- 輸入「移除字軌本數」，即可將字軌移除
– 僅能移除「未使用」的字軌「本」數，移除時系統會從最後一本往前刪除。
– 因 iCHEF POS 至後台領取字軌的機制，當 iCHEF POS 電子發票字軌存量小於 250 張時，即會至後台領取未使用的發票字軌，已領取至 iCHEF POS 的本數，狀態會標記為「已匯入 iCHEF POS」。
POS 套用設定
設定完成後，請將店內 iCHEF POS APP 「套用新設定檔後登入」，使 iCHEF POS App 取得發票開立資料，就可以從 工具箱 > 系統狀態 > 台灣電子發票 確認匯入情況。
iCHEF POS 與後台一次最多取得 8 組（本）字軌（共計 400 張發票），當發票字軌低於 250 張，iCHEF POS App 會自動再到 iCHEF 後台取得字軌。