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[外帶/外送訂餐] 訂單處理

推播與提示聲

當有新的外帶/外送訂餐網站的訂單時,iCHEF POS 會透過推播與提示聲提醒店家接受訂單,若沒有推播或提示聲音時,請確認 iPad 是否有允許 iCHEF POS 提醒的權限,也請確認 iPad 聲音是否調整為靜音或音量設定過小聲。

接單視窗與顯示

未確認訂單會依照取餐/送達的時間排列在接單視窗中,透過接單視窗可以對訂單執行接受或拒絕的操作,選擇接受或拒絕時,消費者也能收到訂單的狀態。

接單視窗與接受訂單後欄位的詳細說明

A:訂單操作

請在訂單的取餐/送達時間內完成接受或拒絕訂單,未確認的訂單在超過取餐/送達時間後,系統會自動拒絕訂單,消費者也會收到店家拒絕原因為店家忙碌。

  • 接受:訂單自動新增至外帶/外送區,並且通知消費者訂單已接受
  • 拒絕:選擇拒絕原因後,訂單會從接單視窗中刪除,並且通知消費者拒絕原因

B:訂單來源與種類

此欄位會顯示訂單來源 (例如:雲端餐廳) 與訂單種類 (例如:外帶、外送),此外雲端餐廳的訂單號碼為 5 位數的隨機英數。

C:取餐與送達時間

此欄位會依照訂單的種類不同,顯示的時間代表的意義也有所差別。

  • 外帶訂單:顯示消費者預計到店內領取餐點的時間
  • 外送訂單:顯示餐點預計抵達指定外送地點的時間

D:金額

顯示訂單金額,但因未結帳的訂單可進行商品加點或參與點數與優惠活動折抵,因此顯示的金額不是最終結帳的金額 (不包括優惠與點數折抵的金額),實際的交易金額應以實際結帳時的金額為主。

E:顧客資訊

顯示消費者在購物車中輸入的訂購/收貨人資料,若訂購人與收貨人為同一人時,會合併顯示。

F:訂單備註

當消費者在購物車的訂單備註有輸入資訊或有勾選需要餐具時才會顯示,若為外送訂單時,外送地址與路程距離會自動顯示在此欄位。

G:商品

消費者在外帶/外送訂餐網站上訂購的商品。

H:未確認訂單數量

當接單視窗內的未確認訂單超過 2 張時才會顯示,在接單視窗滑動至第 5 張未確認訂單時,會額外顯示「返回第一張」的按鈕。

接單視窗中的未確認訂單排序是以取餐/送達時間由近到遠排列,在每次有新的訂單時,接單視窗內的訂單會依照排序的方式重新排列。

查看訂單內容

在接單視窗成功接受訂單後,訂單會依照是否已完成結帳而在查看訂單內容時有所不同。

已結帳訂單

已結帳訂單在開啟訂單內容後,可以查看完整的訂單資訊、重印廚房聯與顧客聯,但無法在訂單中加點或調整優惠與點數活動。

  • 取消並作廢交易:訂單會直接取消並將開立的發票/收據作廢,此訂單的已收款項也將一併退回
  • 已取餐:訂單直接出店

未結帳的訂單

未結帳訂單在開啟訂單內容後,可以在訂單中加點與調整優惠與點數活動,並且在結帳時可以提供 iCHEF POS 上的支付模組完成結帳。

暫時停止接受新訂單

店內過於忙碌時,可以從 iCHEF POS 直接調整外帶/外送訂餐的營業狀態,當營業狀態關閉時,消費者將暫時無法在外帶/外送訂餐的網站上訂購商品,若要重新開啟,則需手動將營業狀態調整為開啟,營業狀態除了可以從 iCHEF POS 調整,也可以從 雲端餐廳 > 外帶/外送訂餐 > 訂餐服務與營業狀態設定 調整,兩邊的設定狀態會同步。

  1. 請至 工具箱 > 線上訂餐管理
  2. 若同時有使用外帶與外送服務時,可以獨立關閉
    • 調整營業狀態時,需輸入員工識別碼
    • 若要恢復線上訂餐服務,需手動調整開關至開啟狀態或等待下一個營業開始時間由系統自動開啟
    • 店內提供的服務狀態皆為關閉時,狀態列中的外帶/外送訂餐的營業圖示會從藍色轉變為灰色

商品售完

為避免消費者選購到售完的商品,請在商品無法販售時,將商品販售狀態調整為停售。

  1. 請至 工具箱 > 商品註記販售狀態
  2. 將無法販售的商品或註記的狀態調整為「停售中」
    • 停售的商品與註記不會自動恢復,當商品可恢復販售時,手動將停售狀態調整為正常供應

若在打烊時間調整商品販售狀態為停售時,外帶/外送訂餐網站上的狀態顯示會因是否有開啟預約訂餐而有所差別:

  • 有開啟預約訂單功能:會即時在外帶/外送訂餐網站上的商品顯示售完,避免消費者訂購
  • 沒有開啟預約訂單功能:消費者僅能瀏覽菜單,售完標籤會在下一個營業日開始時顯示

無法接受新訂單

當有新的外帶/外送訂單無法接受時,接單視窗會顯示無法處理的原因,詳細的說明與處理方式,請查看無法接單的狀況說明與處理方式。

線上訂餐功能設定

線上訂餐的部分設定可以直接從 iCHEF POS 設定,方便員工能依照店內實際狀況即時調整,iCHEF POS 所設定的內容也會即時同步至後台。

  1. 請至 工具箱 > 線上訂餐功能設定

線上訂餐功能設定詳細說明

預約訂單功能

若有開啟預約訂單才會顯示 (如何開啟預約訂餐),此開關將影響消費者是否能預約訂購餐點。

  • 開啟:消費者可以在網站上預約訂餐
  • 關閉:消費者無法在網站上預約訂餐

餐點平均預備時間

外帶/外送訂餐的網站提供消費者線上訂購餐點,消費者會依照選擇的訂單種類不同,而取得不同的時間計算。

  • 外帶:預計取餐時間 = 訂單送出時間 + 餐點平均預備時間 (取時間範圍最大值)
  • 外送:預計送達時間 = 訂單送出時間 + 餐點平均預備時間 (取時間範圍最大值) + 車程時間

調整餐點平均預備時間,會即時調整網站上的相關時間顯示,但不包括已經接受及未確認訂單。

接受但不出單

若店內是有提供預約訂餐服務的店家,建議使用此功能,此功能可以幫助店家在實際提供餐點的當日再印出廚房聯、顧客聯 … 等單據,避免單據的遺失。

使用此功能時,請將選項調整為「今日訂單不顯示」 或 「所有訂單顯示」,此時接單視窗中的外帶/外送訂單會依照選擇顯示「接受但不出單」的按鈕,點擊此按鈕時等同點選接受按鈕,該訂單會自動新增至外帶/外送的訂單列表,也會發送通知給消費者,唯獨會因訂單是否已線上付款而有所印單上的差異。

  • 未結帳訂單:所有單據暫時不會印出,店家進入訂單內容後點選「出單」才會印出單據,但再沒有執行印單的情況下直接完成結帳時,系統會將應該印出的單據一次印出
  • 已結帳訂單:會先印出發票/交易明細,但仍然可以進入訂單內容後點選「出單」印出廚房聯、顧客聯 … 等單據

若消費者已經完成線上結帳,點選「接受但不出單時」會以結帳當天印出發票/交易明細,因台灣地區無法補印電子發票證明聯正本,須請店家妥善保管至提供餐點時一併附上。

未確認訂單提醒

店內可能因環境因素或忙碌而導致沒有聽到外帶/外送訂餐新訂單的提示聲音,未避免消費者久候而取消訂單,建議設定再次提醒的時間間隔,當設定的檢查時間抵達時,若接單視窗中仍有未確認訂單,iCHEF POS 會再次透過推播與提示聲提醒接單。

新訂單提示聲播放模式

當有新訂單時 iCHEF POS 會透過推播與提示聲提醒接單,提示聲的撥放方式可由店家自行調整。

  • 連續撥放:提示聲撥放到開啟接單視窗後才會停止
  • 撥放一次:提示聲僅會撥放 1 次
  • 不撥放:當有新訂單時,不會有提示聲音,店家須從推播訊息或新訂單的通知圖示來確認是否有單

新訂單提示聲大小

iCHEF POS 的提示聲音,不會超過 iPad 本身的音量,當 iCHEF POS 的新訂單提示聲已經開到最大時,但提示聲還是過於小聲,請確認 iPad 本身的音量是否已經開到最大。

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