每期開始前電子發票平台會寄送「取號通知信件」給店家，約在每個雙數月 20～25 號後，即可至 iCHEF 後台新增下期字軌，以確保次月仍可透過 iCHEF POS 正常開立電子發票。
若選擇「系統直接匯入」的方式新增字軌，須先完成 iCHEF 加值中心授權，後續每期即可直接在 iCHEF 後台匯入電子發票平台取號結果，不用再於電子發票平台和 iCHEF 後台之間來回操作。
若授權時已完成配號，須從下一期開始才可使用此功能，請先使用「上傳字軌檔案」方式新增字軌。
一鍵完成新增字軌
➤ 後台位置：結帳設定 > 電子發票設定 > 新增字軌與管理
- 點擊右上的「新增字軌」，選擇「系統直接匯入」
- 確認字軌範圍再儲存
- 勾選期別後，點擊字軌號碼即可編輯字軌起訖號。
若同一統編有在不同平台開立電子發票，為避免重複開立，請調整匯入字軌範圍。
完成匯入後就會在新增字軌與管理列表中看到匯入的字軌資訊，新增後未使用的字軌，仍可點擊編輯圖示，移除字軌（本）數量。
若字軌區間所在區塊為目前期別字軌、未來期別字軌，且尚有「未使用本數」時，店家可以自行刪除未使用的字軌本數。
- 點選「筆」進入要移除本數的字軌區間細節
- 輸入「移除字軌本數」，即可將字軌移除
– 僅能移除「未使用」的字軌「本」數，移除時系統會從最後一本往前刪除。
– 因 iCHEF POS 至後台領取字軌的機制，當 iCHEF POS 電子發票字軌存量小於 250 張時，即會至後台領取未使用的發票字軌，已領取至 iCHEF POS 的本數，狀態會標記為「已匯入 iCHEF POS」。
POS 套用設定
設定完成後，請將店內 iCHEF POS APP 「套用新設定檔後登入」，使 iCHEF POS App 取得發票開立資料，就可以從 工具箱 > 系統狀態 > 台灣電子發票 確認匯入情況。
iCHEF POS 與後台一次最多取得 8 組（本）字軌（共計 400 張發票），當發票字軌低於 250 張，iCHEF POS App 會自動再到 iCHEF 後台取得字軌。